الوكالة — هي وثيقة خاصة تمنح الحق لشخص ما، أو للشخص المذكور في الوكالة، في تمثيل مصالح شخص طبيعي أو اعتباري.
تكون الوكالة عامة أو خاصة — لصلاحيات (إجراءات) خاصة. من المناسب إصدار الوكالة العامة لأبنائك أو والديك.
للوكالة مدة سريان. يُحدد هذه المدة في الوكالة. إذا لم تُحدد المدة في الوكالة، فإنها عادةً تكون سارية المفعول لمدة عام واحد. في بعض الدول، يعني هذا أن الوكالة سارية المفعول إلى أجل غير مسمى. لكن، في معظم الدول، بالنسبة للوكالة غير المحددة المدة، توجد قاعدة تنص على ضرورة ذكر ذلك في نص الوكالة.
في بعض الدول، تكون مدة سريان الوكالة محددة قانونًا ولا تتجاوز، على سبيل المثال، 3 سنوات. أي أنه لا يمكن تحديد مدة أطول.
يمكن توثيق الوكالة لدى كاتب عدل، أو في القنصلية (لدى القنصل)، أو في المستشفى (لدى الطبيب) إذا كان الشخص لا يستطيع مغادرة المستشفى بسبب حالته، أو في هيئات الحكم المحلي (وهذا ممكن، على سبيل المثال، في إيطاليا). كما يمكن أن تكون الوكالة صادرة عن شخص اعتباري (مؤسسة) بتمثيل من المدير.
الوكالة الصادرة عن المؤسسة للقيام بإجراءات داخل الدولة لا تتطلب عادةً التصديق من كاتب عدل. ولكن لحماية أو تمثيل المصالح في الخارج، يجب أن تكون الوكالة قنصلية أو موثقة لدى كاتب عدل مع أبوستيل أو تصديق (إذا لم تكن هناك اتفاقيات بين الدول بشأن التداول المبسط للوثائق).
تُذكر في الوكالة بيانات كلا الشخصين — الوكيل والموكل (جواز السفر، تواريخ الميلاد، الأرقام أو الرموز الشخصية)، تاريخ تحرير الوكالة، الصلاحيات، ومدة سريان الوكالة.
بالنسبة لدول الأبوستيل — يلزم أبوستيل. بالنسبة للدول الأخرى — تصديق.